.png){kind=logo}
W świecie edycji dokumentów PDF długo dominował Adobe Acrobat. Oprogramowanie wprawdzie „dopieszczone", ale zbyt drogie (prawie 300 euro rocznie). Obecnie można jednak sięgnąć po tańsze rozwiązanie o podobnych funkcjonalnościach. Program PDF-XChange Editor od firmy Tracker Software Products jest jednym z nich. Cena zakupu jest jednorazowa w postaci nabycia wieczystej licencji.
Co to jest PDF-XChange
PDF-XChange to z jednej strony nazwa brytyjskiej firmy, która jest stuprocentowym właścicielem Tracker Software Products (PDF-XChange Co Ltd.) i która jest na rynku już prawie 30 lat. W tym czasie stała się globalnym liderem w oprogramowaniu dla PDF. Firma na swoich stronach deklaruje, że dostarczy Wam wszystko, czego potrzebujecie do tworzenia, edycji, ulepszania i konwersji dokumentów - wszystko to w międzynarodowym standardzie ISO dla plików PDF.
PDF-XChange to także nazwa portfolio programów skoncentrowanych na pracy z PDF, za które nie trzeba płacić wcale wysokich cen. Obejmuje kompletny zestaw narzędzi od podstawowego edytora poprzez zaawansowane technologie OCR aż po narzędzia do masowego przetwarzania dokumentów.
Główną filozofią firmy jest zapewnienie najlepszego stosunku cena/wydajność w branży pracy z PDF. Ich produkty należą więc do najbardziej przystępnych cenowo, przy czym oferują funkcjonalność porównywalną z dużo droższymi konkurentami. Oprogramowanie jest zlokalizowane w ponad 30 językach, włącznie z polskim.
Ale jak w rzeczywistości radzi sobie ten tańszy konkurent?
Po kilku tygodniach pracy z PDF-XChange Editor możemy ze spokojnym sercem napisać, że jest bardzo dobrym wyborem dla większości użytkowników, którzy szukają funkcjonalnego i łatwo obsługiwanego narzędzia do pracy, za które nie będą musieli nieustannie płacić wysokich sum. Nie jest to wprawdzie designerski klejnot jak produkty od Adobe i brakuje mu niektórych drobiazgów, ale główną pracę wykonuje niezawodnie i zaskakująco łatwo.
Zanurzmy się głębiej w możliwości, a także w styl pracy z PDF-XChange. Poniżej dowiecie się o wszystkim, co doprowadziło nas do wniosku, który właśnie przeczytaliście.
Przegląd wersji: od testowej aż po kompletny pakiet profesjonalny
PDF-XChange jest w ofercie od razu w kilku wariantach pakietów. Dlaczego? Aby każdy typ użytkownika mógł nabyć te obszary funkcjonalne, które będzie wykorzystywać. I nie musiał płacić za kompleksowe rozwiązanie, gdy potrzebuje pracować z PDF na przykład tylko na podstawowym poziomie i z najpowszechniejszymi funkcjami. Krótko mówiąc: wszystko na miarę.
Licencja jest nabywana dla jednego użytkownika (może instalować na 2 urządzeniach). Program wymaga systemu operacyjnego Windows.
PDF-XChange Editor Free (za darmo)
Podstawowa wersja za darmo oferuje zaskakująco bogatą funkcjonalność - komentowanie, podstawowe edycje, konwersję do PDF/A i nawet podpisy elektroniczne. Służy również jako wersja testowa płatnych wariantów.
PDF-XChange Editor (podstawowa wersja płatna)
Kompletny edytor z możliwością bezpośredniej edycji tekstu, łączenia dokumentów, zabezpieczeń i podpisów cyfrowych. Dla większości użytkowników wystarczające rozwiązanie.
PDF-XChange Editor Plus + EOCR
Rozszerza podstawową wersję o zaawansowaną technologię ABBYY FineReader OCR do rozpoznawania tekstu w zeskanowanych dokumentach oraz narzędzia do tworzenia interaktywnych formularzy.
PDF-XChange Standard Printer
Wirtualna drukarka do konwersji dokumentów do PDF z dowolnej aplikacji Windows. Umożliwia druk do formatów PDF, PDF/A i PDF/X z zaawansowanym zabezpieczeniem i optymalizacją. Integruje się bezpośrednio z MS Office i Outlook.
PDF Tools
Wyspecjalizowane narzędzie do masowego przetwarzania dokumentów PDF. Zawiera 81 predefiniowanych narzędzi do automatyzacji, możliwość tworzenia własnych workflow i monitorowania folderów do automatycznego przetwarzania. Idealne dla organizacji przetwarzających dużą ilość dokumentów.
Kompletny pakiet obejmujący całą wyżej wymienioną ofertę: edytor, zaawansowaną technologię ABBYY FineReader OCR, wirtualną drukarkę i narzędzia do masowego przetwarzania. Jest to najbardziej kompleksowe rozwiązanie do użytku profesjonalnego, nie tylko w większych firmach.
Może się pytacie: Czy nie wystarczyłyby nam bezpłatne edycje PDF online?
Może tak, może wystarczyłyby. Ale tylko do najbardziej podstawowych czynności, których potrzebujecie maksymalnie kilka razy w miesiącu. A potem jest jeszcze jeden niezbędny warunek: w waszych PDF nie mogą znajdować się żadne wrażliwe dane. Pamiętajcie, że wysyłając dokument do przetwarzania online, tracicie nad nim wszelką kontrolę i wcale nie wiecie, do czego później zostaną wykorzystane wydobyte z niego dane!
Uwaga! Online robi błędy!
Sprawdziliśmy, że w porównaniu z bezpłatnymi narzędziami online, PDF-XChange oferuje nie tylko o wiele więcej funkcji. Ale przede wszystkim niezawodność. I to nie tylko w obszarze OCR i zaawansowanej edycji, ale nawet przy tak podstawowych wymaganiach, jak na przykład konwersja z Worda do PDF.
Najczęściej napotykamy przy konwersjach online na takie problemy:
- konwersja online często pomija słowa, czasami nawet całe wiersze
- OCR online za darmo rozpoznaje tylko część tekstu, często błędnie
- w edycji nie da się ustawić prawie niczego dokładnie
- przy łączeniu PDF trzeba pogodzić się z różnymi formatami poszczególnych stron itp.
Główne funkcje: Co wszystko potrafi PDF-XChange
PDF-XChange Editor należy do tych programów, które na pierwszy rzut oka nie wyglądają jak cud, ale kiedy zaczniecie je próbować, stopniowo odkrywacie coraz to nowe możliwości. Zakres funkcji jest zdecydowanie wystarczający nawet do wykorzystania profesjonalnego: od podstawowych edycji tekstu aż po zaawansowane OCR i masowe przetwarzanie setek dokumentów.
PDF-XChange stara się być uniwersalnym narzędziem. I udaje mu się to lepiej, niż można by oczekiwać od programu w tej kategorii cenowej i w tym designie. Ogólnie pokrywa praktycznie wszystkie powszechne i zaawansowane potrzeby pracy z PDF. Przyjrzyjmy się 8 obszarom, w których program się wyróżnia:
Edycja dokumentów PDF
PDF-XChange umożliwia bezpośrednią edycję tekstu i grafiki w plikach PDF. Tekst przy aktywacji trybu edycji dzieli się na pola tekstowe, które można zmieniać podobnie jak w edytorze tekstu. Nie jest to wprawdzie tak eleganckie jak w Adobe Acrobat, ale zdecydowanie funkcjonalne i ekstremalnie łatwe do zrozumienia zasady obsługi tej funkcji.
Zabezpieczenie i podpisy cyfrowe
PDF-XChange wspiera kwalifikowane podpisy elektroniczne według eIDAS, 256-bitowe szyfrowanie i anonimizację danych wrażliwych. Dla wielu firm jest to ważna funkcjonalność, która gdzie indziej brakuje lub kosztuje dodatkowe opłaty.
Integracja ze środowiskiem Microsoft
Standard Printer bezproblemowo integruje się z MS Office i Outlook. Nie tylko potrafi jednym kliknięciem przekonwertować dokument Word, Excel, prezentację, obrazy i inne typy plików do PDF z zachowaniem wszystkich zakładek i odnośników. Ale również potrafi konwertować całe konwersacje e-mailowe, włącznie z załącznikami do portfolio PDF. Dla środowiska biurowego niezwykle praktyczna funkcja.
Proces działa jednak również w przeciwnym kierunku. Zobacz tutaj, jak przekonwertować PDF do Worda.
Łączenie i organizacja dokumentów
Program potrafi połączyć praktycznie dowolne pliki (PDF, DOCX, XLSX, obrazy) w jeden dokument PDF. Praca z programem jest i tutaj intuicyjna: wystarczy wybrać pliki w eksploratorze, kliknąć prawym przyciskiem i wybrać "Połącz w PDF-XChange Editor". I gotowe. Praktyczny poradnik również z wideo macie tutaj.
Technologia OCR
Jedna z najmocniejszych stron programu. OCR w wersji Plus niezawodnie rozpoznaje tekst nawet w bardziej złożonych dokumentach, obrazach, a nawet w logo. Program potrafi przetworzyć ponad 100 języków. W testach z powodzeniem przekonwertowaliśmy nawet złożone dokumenty z grafiką i różnymi czcionkami. Jeden z przykładów znajdziecie tutaj.
Masowe przetwarzanie i automatyzacja
PDF Tools oferuje 81 predefiniowanych narzędzi do automatyzacji i 91 akcji do tworzenia własnych workflow. Możecie ustawić monitorowanie folderów, kiedy program automatycznie przetworzy wszystkie nowe pliki według waszych reguł. Na przykład masowo podpisze, przekonwertuje do PDF/A lub połączy dokumenty. Dla firm przetwarzających setki dokumentów dziennie jest to ogromna oszczędność czasu.
Zaawansowane porównywanie dokumentów
Funkcja porównania PDF jest niespodziewanie wyrafinowana: wyświetla dokumenty równolegle, podkreśla wszystkie zmiany i dostarcza szczegółowych statystyk (liczba zmian, dodań, usunięć). Ponadto śledzi również zmiany formatowania, co docenicie przy rewizji umów lub dokumentacji technicznej, ale także na przykład przy porównywaniu poszczególnych roczników katalogów od waszych dostawców.
Wykorzystanie profili i szablonów
PDF-XChange umożliwia zapisywanie własnych profili dla różnych typów dokumentów. Możecie na przykład stworzyć profil do automatycznej konwersji do PDF/A z konkretnym zabezpieczeniem lub ustawić szablon do druku dokumentów ze znakiem wodnym i podpisem cyfrowym w określonej pozycji. Z pewnością nie trzeba podkreślać, że profile i szablony oszczędzają czas przy powtarzających się zadaniach.
Przykłady poradników, abyście przekonali się, że praca z PDF-XChange jest naprawdę łatwa
Jedną z największych zalet PDF-XChange Editor jest rzeczywiście intuicyjna obsługa. Większość operacji jest logicznie uporządkowana i dostępna na kilka kliknięć. Abyśmy wam udowodnili, że to nie jest tylko marketingowa fraza, poniżej znajdziecie konkretne procedury najczęściej wykonywanych czynności z PDF. Zobaczycie, że nawet pozornie skomplikowane operacje jak OCR czy połączenie różnych typów plików opanujecie w ciągu chwili.
Połączenie wielu plików w jeden PDF
Jedno z najczęstszych zadań, i choć wygląda skomplikowanie, wystarczą tylko 4 kroki:
- w eksploratorze plików wybierzcie pliki (z CTRL dla wielu plików)
- kliknijcie prawym przyciskiem i wybierzcie „Połącz w PDF-XChange Editor"
- dostosujcie kolejność plików według potrzeb
- potwierdźcie przyciskiem OK.
Cały proces trwa dosłownie kilka sekund i działa z PDF, dokumentami Word, tabelami Excel, prezentacjami i obrazami.
Zaciemnienie danych wrażliwych
Anonimizacja dokumentów w PDF-XChange to kwestia trzech kliknięć:
- w zakładce „Ochrona" wybierzcie „Oznacz do anonimizacji"
- myszą zaznaczcie wszystkie części do zaciemnienia
- kliknijcie na „Zastosuj wszystko".
Zaciemnione dane są trwale usuwane. To jest nieodwracalny proces, więc zalecamy zawsze pracować z kopią dokumentu. Środek jest tak radykalny, aby dane wrażliwe nie dały się w żaden sposób „wywołać" z powrotem. Tylko tak możecie być przy udostępnianiu dokumentów absolutnie pewni, że nic nie wycieknie.
OCR czyli konwersja skanów, obrazów i zdjęć na edytowalny tekst
Również ta zaawansowana funkcja jest zaskakująco prosta:
- otwórzcie obraz przez „Plik" → „Nowy dokument" → „Z obrazów"
- w zakładce „Konwersja" kliknijcie na „OCR"
- dostosujcie ustawienia według potrzeb
- uruchomcie rozpoznawanie.
Program automatycznie tworzy warstwy tekstowe nad oryginalnym obrazem, więc możecie tekst normalnie kopiować lub edytować, przesuwać go i tak dalej. Rozpoznaje nawet graficznie zawiłe obszary, na przykład tekst umieszczony wokół okręgu.
Konwersja PDF do Word/Excel, do obrazów lub do PowerPoint
Konwersja do innych formatów jest równie prosta:
- w zakładce "Konwersja" wybierzcie „Do MS Word" lub „Do MS Excel"
- dostosujcie ustawienia eksportu
- wybierzcie lokalizację nowego pliku i potwierdźcie.
Wynikowe pliki zachowują formatowanie i strukturę oryginalnego PDF, włącznie z tabelami i obrazami lub ogólnym układem prezentacji PowerPoint.
Co nam się podoba
- stosunek cena/wydajność: za cenę około czteromiesięcznej subskrypcji Adobe macie pełnowartościowe profesjonalne narzędzie, z licencją na zawsze
- prostota użycia: większość operacji jest intuicyjna i szybka
- niezawodne OCR: jakość rozpoznawania tekstu jest zaskakująco dobra
- operacje masowe: możliwość przetworzenia partii dokumentów na raz
- polska lokalizacja: program jest w pełni przetłumaczony na polski, całe menu jest zrozumiałe
Co mogłoby być lepsze
- design interfejsu: wygląda nieco przestarzale
- szybkość: spotykamy się z tym, że przy dużych dokumentach przetwarza zadanie nieco dłużej niż Adobe
Dla kogo PDF-XChange będzie właściwym wyborem?
Z pewnością już przeczuwacie, że krąg użytkowników może być dość szeroki. Nam po doświadczeniach z pakietami PDF-XChange wydaje się, że docenić go mogą przede wszystkim:
- freelancerzy i przedsiębiorcy, dla których ważny jest stosunek cena/wydajność i możliwość pracy z różnymi formatami dokumentów
- małe i średnie firmy, które potrzebują niezawodnego narzędzia do PDF bez wysokich kosztów licencjonowania, które jednocześnie gwarantuje wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, archiwizacji i standardów ISO
- urzędy i organizacje, które wymagają podobnej funkcjonalności, czyli podpisów elektronicznych i archiwizacji do formatu PDF/A, wszystko to w standardach ISO
- studenci i użytkownicy domowi, gdy potrzebują edytować PDF, ale nie chcą polegać na konwerterach i edytorach online, ale też nie płacić za subskrypcję Adobe.