Unsere Rezension von PDF-XChange Editor

In der Welt der PDF-Dokumentenbearbeitung dominierte lange Zeit Adobe Acrobat. Die Software ist zwar „ausgereift", aber viel zu teuer (fast 300 Euro pro Jahr). Mittlerweile kann man jedoch auf günstigere Lösungen mit ähnlichen Funktionalitäten zurückgreifen. Das Programm PDF-XChange Editor von Tracker Software Products ist eine davon. Der Anschaffungspreis ist einmalig in Form eines Kaufs einer unbefristeten Lizenz.

Was ist PDF-XChange

PDF-XChange ist einerseits der Name eines britischen Unternehmens, das zu 100 % Eigentümer von Tracker Software Products (PDF-XChange Co Ltd.) ist und seit fast 30 Jahren auf dem Markt tätig ist. In dieser Zeit ist es zu einem globalen Marktführer für PDF-Software geworden. Das Unternehmen erklärt auf seiner Website, dass es Ihnen alles liefert, was Sie für die Erstellung, Bearbeitung, Verbesserung und Konvertierung von Dokumenten benötigen – alles im internationalen ISO-Standard für PDF-Dateien.

PDF-XChange ist auch der Name eines Programm-Portfolios, das sich auf die Arbeit mit PDFs konzentriert und für das man keine hohen Preise zahlen muss. Es umfasst ein komplettes Set von Werkzeugen, vom grundlegenden Editor über fortgeschrittene OCR-Technologien bis hin zu Tools für die Stapelverarbeitung von Dokumenten.

Die Hauptphilosophie des Unternehmens besteht darin, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis in der PDF-Branche zu bieten. Ihre Produkte gehören daher zu den preisgünstigsten und bieten gleichzeitig Funktionalität, die mit viel teureren Konkurrenten vergleichbar ist. Die Software ist in mehr als 30 Sprachen lokalisiert, natürlich einschließlich Deutsch.

Aber wie schneidet dieser günstigere Konkurrent in der Praxis wirklich ab?

Nach mehreren Wochen Arbeit mit PDF-XChange Editor können wir mit gutem Gewissen schreiben, dass es eine sehr gute Wahl für die meisten Benutzer ist, die ein funktionales und einfach zu bedienendes Tool für die Arbeit suchen, für das sie nicht ständig hohe Summen zahlen müssen. Es ist zwar kein Design-Juwel wie die Produkte von Adobe und einige Kleinigkeiten fehlen, aber die Hauptarbeit erledigt es zuverlässig und überraschend einfach.

Lassen Sie uns tiefer in die Möglichkeiten und auch in den Arbeitsstil mit PDF-XChange eintauchen. Im Folgenden erfahren Sie alles, was uns zu der Schlussfolgerung geführt hat, die Sie gerade gelesen haben.

Versionsübersicht: von der Testversion bis zum kompletten professionellen Paket

PDF-XChange ist in mehreren Paketvarianten erhältlich. Warum? Damit jeder Benutzertyp die Funktionsbereiche erwerben kann, die er nutzen wird. Und nicht für eine umfassende Lösung zahlen muss, wenn er mit PDFs nur auf grundlegendem Niveau und mit den gängigsten Funktionen arbeiten muss. Kurz gesagt: alles maßgeschneidert.

Die Lizenz wird für einen Benutzer erworben (darf auf 2 Geräten installiert werden). Das Programm erfordert das Betriebssystem Windows.

PDF-XChange Editor Free (kostenlos)

Die kostenlose Basisversion bietet überraschend umfangreiche Funktionalität - Kommentierung, grundlegende Bearbeitungen, Konvertierung in PDF/A und sogar elektronische Signaturen. Dient auch als Testversion der kostenpflichtigen Varianten.

PDF-XChange Editor (kostenpflichtige Basisversion)

Vollständiger Editor mit der Möglichkeit der direkten Textbearbeitung, Zusammenführung von Dokumenten, Sicherheit und digitalen Signaturen. Für die meisten Benutzer eine ausreichende Lösung.

PDF-XChange Editor Plus + EOCR

Erweitert die Basisversion um die fortgeschrittene ABBYY FineReader OCR-Technologie zur Texterkennung in gescannten Dokumenten und Tools zur Erstellung interaktiver Formulare.

PDF-XChange Standard Printer

Virtueller Drucker zur Konvertierung von Dokumenten in PDF aus jeder Windows-Anwendung. Ermöglicht den Druck in PDF-, PDF/A- und PDF/X-Formate mit fortgeschrittener Sicherheit und Optimierung. Integriert sich direkt in MS Office und Outlook.

PDF Tools

Spezialisiertes Tool für die Stapelverarbeitung von PDF-Dokumenten. Enthält 81 vorkonfigurierte Tools zur Automatisierung, die Möglichkeit zur Erstellung eigener Workflows und Ordnerüberwachung zur automatischen Verarbeitung. Ideal für Organisationen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten.

Das Komplettpaket umfasst das gesamte oben genannte Angebot: Editor, fortgeschrittene ABBYY FineReader OCR-Technologie, virtuellen Drucker und Tools für die Stapelverarbeitung. Es handelt sich um die umfassendste Lösung für den professionellen Einsatz, nicht nur in größeren Unternehmen.

Würden kostenlose Online-PDF-Bearbeitungen nicht ausreichen?

Vielleicht würden sie ausreichen. Aber nur für die grundlegendsten Aufgaben, die Sie maximal ein paar Mal im Monat benötigen. Und dann gibt es noch eine notwendige Bedingung: Ihre PDFs dürfen keine sensiblen Daten enthalten. Denken Sie daran, dass Sie durch das Senden eines Dokuments zur Online-Verarbeitung jegliche Kontrolle darüber verlieren und überhaupt nicht wissen, wofür die daraus extrahierten Daten später verwendet werden!

Achtung! Online macht Fehler!

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass PDF-XChange im Vergleich zu kostenlosen Online-Tools nicht nur deutlich mehr Funktionen bietet. Sondern vor allem Zuverlässigkeit. Und das nicht nur im Bereich OCR und fortgeschrittener Bearbeitung, sondern auch bei so grundlegenden Anforderungen wie der Konvertierung von Word zu PDF.

Am häufigsten stoßen wir bei Online-Konvertierungen auf folgende Probleme:

• Online-Konvertierung lässt oft Wörter aus, manchmal sogar ganze Zeilen
• Kostenloses Online-OCR erkennt nur einen Teil des Textes, oft fehlerhaft
• Bei der Bearbeitung lässt sich fast nichts genau einstellen
• Beim Zusammenführen von PDFs muss man sich mit unterschiedlichen Formaten der einzelnen Seiten abfinden usw.

Hauptfunktionen: Was PDF-XChange alles kann

PDF-XChange Editor gehört zu den Programmen, die auf den ersten Blick nicht wie ein Wunder aussehen, aber wenn Sie sie ausprobieren, entdecken Sie allmählich immer neue Möglichkeiten. Der Funktionsumfang ist definitiv ausreichend auch für den professionellen Einsatz: von grundlegenden Textbearbeitungen bis hin zu fortgeschrittenem OCR und Stapelverarbeitung von Hunderten von Dokumenten.

PDF-XChange versucht, ein universelles Werkzeug zu sein. Und es gelingt ihm besser, als man von einem Programm in dieser Preiskategorie und mit diesem Design erwarten würde. Insgesamt deckt es praktisch alle gängigen und fortgeschrittenen Anforderungen der PDF-Arbeit ab. Schauen wir uns 8 Bereiche an, in denen das Programm herausragt:

Bearbeitung von PDF-Dokumenten

PDF-XChange ermöglicht die direkte Bearbeitung von Text und Grafiken in PDF-Dateien. Der Text wird bei Aktivierung des Bearbeitungsmodus in Textfelder aufgeteilt, die ähnlich wie in einem Texteditor geändert werden können. Es ist zwar nicht so elegant wie in Adobe Acrobat, aber definitiv funktional und extrem einfach zu verstehen, was das Bedienungsprinzip dieser Funktion betrifft.

Sicherheit und digitale Signaturen

PDF-XChange unterstützt qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS, 256-Bit-Verschlüsselung und Anonymisierung sensibler Daten. Für viele Unternehmen ist dies eine wichtige Funktionalität, die anderswo fehlt oder extra Gebühren kostet.

Integration mit Microsoft-Umgebung

Standard Printer integriert sich nahtlos in MS Office und Outlook. Es kann nicht nur mit einem Klick Word-Dokumente, Excel, Präsentationen, Bilder und andere Dateitypen in PDF konvertieren und dabei alle Lesezeichen und Links beibehalten. Sondern es kann auch ganze E-Mail-Konversationen, einschließlich Anhängen, in PDF-Portfolios konvertieren. Für Büroumgebungen eine äußerst praktische Funktion.

Der Prozess funktioniert aber auch in umgekehrter Richtung. Sehen Sie hier, wie man PDF in Word konvertiert.

Zusammenführung und Organisation von Dokumenten

Das Programm kann praktisch beliebige Dateien (PDF, DOCX, XLSX, Bilder) in ein PDF-Dokument zusammenführen. Die Arbeit mit dem Programm ist auch hier intuitiv: einfach Dateien im Explorer auswählen, mit der rechten Maustaste klicken und „In PDF-XChange Editor kombinieren" wählen. Und fertig. Eine praktische Anleitung mit Video finden Sie hier.

OCR-Technologie

Eine der stärksten Seiten des Programms. OCR in der Plus-Version erkennt zuverlässig Text auch in komplexeren Dokumenten, Bildern und sogar in Logos. Das Programm kann mehr als 100 Sprachen verarbeiten. In Tests haben wir erfolgreich auch komplexe Dokumente mit Grafiken und verschiedenen Schriftarten konvertiert. Ein Beispiel finden Sie hier.

Stapelverarbeitung und Automatisierung

PDF Tools bietet 81 vorkonfigurierte Tools zur Automatisierung und 91 Aktionen zum Erstellen eigener Workflows. Sie können Ordnerüberwachung einrichten, wobei das Programm automatisch alle neuen Dateien nach Ihren Regeln verarbeitet. Zum Beispiel stapelweise signiert, in PDF/A konvertiert oder Dokumente zusammenführt. Für Unternehmen, die täglich Hunderte von Dokumenten verarbeiten, ist dies eine enorme Zeitersparnis.

Erweiterte Dokumentenvergleich

Die PDF-Vergleichsfunktion ist unerwartet ausgereift: zeigt Dokumente parallel an, hebt alle Änderungen hervor und liefert detaillierte Statistiken (Anzahl der Änderungen, Hinzufügungen, Löschungen). Außerdem verfolgt es auch Formatierungsänderungen, was Sie bei der Überprüfung von Verträgen oder technischer Dokumentation zu schätzen wissen, aber auch zum Beispiel beim Vergleich einzelner Jahrgänge von Katalogen Ihrer Lieferanten.

Verwendung von Profilen und Vorlagen

PDF-XChange ermöglicht das Speichern eigener Profile für verschiedene Dokumenttypen. Sie können sich beispielsweise ein Profil für die automatische Konvertierung in PDF/A mit spezifischer Sicherheit erstellen oder eine Vorlage für den Druck von Dokumenten mit Wasserzeichen und digitaler Signatur an bestimmter Position einrichten. Profile und Vorlagen sparen selbstverständlich Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben.

Anleitungsbeispiele, damit Sie sich überzeugen können, dass die Arbeit mit PDF-XChange wirklich einfach ist

Eine der größten Stärken von PDF-XChange Editor ist die wirklich intuitive Bedienung. Die meisten Operationen sind logisch angeordnet und in wenigen Klicks zugänglich. Um Ihnen zu beweisen, dass dies nicht nur eine Marketingfloskel ist, finden Sie unten konkrete Vorgehensweisen für die am häufigsten durchgeführten PDF-Vorgänge. Sie werden sehen, dass selbst scheinbar komplexe Operationen wie OCR oder das Zusammenführen verschiedener Dateitypen in kürzester Zeit bewältigt werden können.

Zusammenführen mehrerer Dateien zu einem PDF

Eine der häufigsten Aufgaben, und obwohl sie kompliziert aussieht, sind nur 4 Schritte erforderlich:

• Wählen Sie im Datei-Explorer Dateien aus (mit STRG für mehrere Dateien)
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „In PDF-XChange Editor kombinieren"
• Passen Sie die Reihenfolge der Dateien nach Bedarf an
• Bestätigen Sie mit OK.

Der gesamte Prozess dauert buchstäblich ein paar Sekunden und funktioniert mit PDF, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, Präsentationen und Bildern.

Schwärzung sensibler Daten

Die Anonymisierung von Dokumenten ist in PDF-XChange eine Frage von drei Klicks:

• Wählen Sie auf der Registerkarte „Schutz" „Für Anonymisierung markieren"
• Markieren Sie mit der Maus alle zu schwärzenden Teile
• Klicken Sie auf „Alle anwenden".

Geschwärzte Daten werden dauerhaft entfernt. Es ist ein irreversibler Prozess, daher empfehlen wir immer, mit einer Kopie des Dokuments zu arbeiten. Die Maßnahme ist so radikal, damit sensible Daten nicht irgendwie „zurückgeholt" werden können. Nur so können Sie beim Teilen von Dokumenten absolut sicher sein, dass nichts durchsickert.

OCR oder Konvertierung von Scans, Bildern und Fotos in bearbeitbaren Text

Auch diese fortgeschrittene Funktion ist überraschend unkompliziert:

• Öffnen Sie ein Bild über „Datei" → „Neues Dokument" → „Aus Bildern"
• Klicken Sie auf der Registerkarte „Konvertierung" auf „OCR"
• Passen Sie die Einstellungen nach Bedarf an
• Starten Sie die Erkennung.

Das Programm erstellt automatisch Textebenen über dem Originalbild, sodass Sie den Text normal kopieren oder bearbeiten, verschieben können usw. Es erkennt auch grafisch verzwickte Bereiche, zum Beispiel Text, der um einen Kreis herum platziert ist.

Konvertierung von PDF in Word/Excel, in Bilder oder in PowerPoint

Die Konvertierung in andere Formate ist genauso einfach:

• Wählen Sie auf der Registerkarte „Konvertierung" „Zu MS Word" oder „Zu MS Excel"
• Passen Sie die Export-Einstellungen an
• Wählen Sie den Speicherort der neuen Datei und bestätigen Sie.

Die resultierenden Dateien behalten die Formatierung und Struktur des ursprünglichen PDFs bei, einschließlich Tabellen und Bildern oder des gesamten Layouts der PowerPoint-Präsentation.

Was uns gefällt

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Für den Preis von etwa vier Monaten Adobe-Abonnement erhalten Sie ein vollwertiges professionelles Tool mit unbefristeter Lizenz
• Einfachheit der Verwendung: Die meisten Operationen sind intuitiv und schnell
• Zuverlässiges OCR: Die Qualität der Texterkennung ist überraschend gut
• Stapeloperationen: Möglichkeit, Dokumentenstapel auf einmal zu verarbeiten
• Deutsche Lokalisierung: Das Programm ist vollständig ins Deutsche übersetzt, das gesamte Menü ist verständlich

Was könnte besser sein:

• Design der Benutzeroberfläche: Sieht etwas veraltet aus
• Geschwindigkeit: Wir stellen fest, dass es bei großen Dokumenten Aufgaben etwas länger als Adobe verarbeitet

Für wen ist PDF-XChange die richtige Wahl?

Sie ahnen sicher schon, dass der Benutzerkreis ziemlich breit sein kann. Aus unserer Erfahrung mit PDF-XChange-Paketen zeigt sich, dass es vor allem folgende schätzen können:

• Freelancer und Selbstständige, für die das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Möglichkeit der Arbeit mit verschiedenen Dokumentformaten wichtig sind
• Kleine und mittlere Unternehmen, die ein zuverlässiges PDF-Tool ohne hohe Lizenzkosten benötigen, das gleichzeitig die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen, Archivierung und ISO-Standards garantiert
• Behörden und Organisationen, die ähnliche Funktionalität benötigen, also elektronische Signaturen und Archivierung im PDF/A-Format, alles in ISO-Standards
• Studenten und Heimanwender, wenn sie PDF bearbeiten müssen, sich aber nicht auf Online-Konverter und -Editoren verlassen wollen, aber auch nicht für ein Adobe-Abonnement zahlen möchten.